Pred odhodom na izmenjavo v tujino mora študent predložiti t.i. learning agreement, v katerem so navedeni predmeti, ki jih bo v tujini opravljal in ki mu bodo priznani na matičnem oddelku. Ta sporazum podpiše koordinator oddelka za študijsko izmenjavo, seveda takrat, ko se s priznavanjem obveznosti strinjajo nosilci predmetov. (povezava: http://www.ff.uni-lj.si/fakulteta/Studij/DodiplomskiStudij/Obvestila/ŠTUDIJSKI%20SPORAZUM.pdf )
Če študent v času bivanja v tujini spremeni nabor predmetov, ki jih posluša, mora o tem takoj (to je še v času bivanja v tujini, največ v roku 1 meseca po prihodu v tujino) seznaniti oddelčnega koordinatorja, ki preveri, ali so novi predmeti sprejemljivi za nosilce in jih lahko priznajo. Če da, koordinator to potrdi s svojim podpisom na obrazcu o spremembi learning agreementa. Kot je razvidno iz tega obrazca, morata soglasje k spremembi nabora predmetov dati obe strani, tako koordinator na matični fakulteti kot odgovorna oseba na fakulteti, kjer študent gostuje.
Po vrnitvi študent predloži koordinatorju learning agreement, morebitne spremembe tega sporazuma (opremljene s soglasjem obeh strani, glej zgoraj) in dokazila o tem, da je opravljal obveznosti, ki so bile dogovorjene pred odhodom oziroma v času bivanja v tujini. Koordinator jih na obrazcu Potrdilo o priznavanju tujini opravljenih obveznosti odkljuka in potrdi s podpisom (povezava: http://www.ff.uni-lj.si/fakulteta/Studij/DodiplomskiStudij/Obvestila/POTRDILO%20O%20PRIZNAVANJU%20V%20TUJINI%20OPRAVLJENIH%20OBVEZNOSTI.pdf ). Opravljene obveznosti nato tajnica oddelka vnese v VIS, celotno dokumentacijo (Potrdilo o priznavanju tujini opravljenih obveznostih s prilogami) pa se nato pošlje v referat, kjer se dokumentacija shrani.
Kakršnokoli naknadno potrjevanje obveznosti, ki niso bile odobrene bodisi pred odhodom v tujino, bodisi takoj po prihodu v tujino (v roku 1 meseca po prihodu v tujino), ni mogoče.
Obrazci, ki jih študentje dobijo v VISu in ki imajo naslov Prošnja za priznanje obveznosti, so namenjeni tistim študentom, ki prehajajo z enega programa na drugega, in ne študentom na organizirani študijski izmenjavi.
Frančiška Trobevšek Drobnak
prodekanja